Aufbewahrungsfristen Verträge

Viele Unternehmen und Privatleute haben verschiedene Verträgen mit anderen Parteien. Nicht immer ist dabei klar, wie lang diese Verträge aufzubewahren sind. Erfahren Sie hier, welche Aufbewahrungsfristen für Verträge gelten und wann Sie die Dokumente getrost vernichten können.

Was sind Verträge?

Unter Verträgen versteht man im Zivilrecht Absprachen zwischen mehreren Parteien, wobei es sich dabei um Personen oder andere Rechtssubjekte (z. B. Handelsgesellschaften) handelt. Die Absprachen, welche im Vertrag geregelt werden, sind nach verschiedenen Paragrafen reguliert.

Unter dem Begriff “Verträge”, wie er in der Alltagssprache verwendet wird, sind im juristischen Sinn jedoch Vertragsurkunden gemeint, also Dokumente, die einen Vertrag belegen. Das BGB kennt neben schriftlichen auch mündliche Verträge. Diese sind im Übrigen rechtlich bindend, auch wenn der Nachweis, dass eine Absprache getroffen wurde, nicht leicht zu führen ist.

Wie andere Unterlagen können Verträge eine Relevanz für die Besteuerung haben. Daher müssen sie ebenfalls aufbewahrt werden. Die Vorschriften über die Aufbewahrung ergeben sich aus der Abgabenordnung. Dieses Gesetz regelt die Besteuerung von Unternehmen. Für Unternehmen, deren Geschäft im Bereich Handelswesen liegt, sind möglicherweise Bestimmungen aus dem Handelsgesetzbuch maßgeblich.

Aufbewahrungsfristen für Verträge bei Unternehmen

Nach den geltenden Bestimmungen aus dem Steuer- und Handelsrecht ergeben sich für Unternehmen Fristen, wie lang Vertragsunterlagen aufzubewahren sind. Dabei sind die Fristen davon abhängig, unter welche Kategorie die Verträge fallen.

In den meisten Fällen sind Verträge für die steuerliche Erfassung dann relevant, wenn sie als Buchungsbeleg zu sehen sind. Dann besteht nach § 147 der Abgabenordnung eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre. Diese Frist besteht für alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind.

Verträge, die nicht als Buchungsbelege gelten, können als Geschäftskorrespondenz gesehen werden. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) besteht für solche Organisationsunterlagen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist erst am Ende des Jahres beginnt, in dem der Vertrag abläuft. Ein Leasingvertrag muss damit auch noch im Jahr 2030 in den Unterlagen sein, wenn er 2019 ausläuft.

Wie lange Sie verschiedene Dokumente aufbewahren müssen, schlüsseln wir in einzelnen Artikel zu den Aufbewahrungspflichten auf:

• Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine
• Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen
• Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege
• Aufbewahrungsfrist Rechnungen

Aufbewahrungsfristen von Verträgen für Privatpersonen

Für Privatpersonen sind die Vorgaben zur Aufbewahrung von Verträgen weniger streng. Für die Besteuerung müssen Sie als Privatperson einen Vertrag nicht aufbewahren. Selbstverständlich müssen Sie das Dokument parat haben, wenn Sie einen Anspruch aus dem Vertrag geltend machen möchten. Das gilt beispielsweise bei Versicherungsunterlagen. Daher lässt sich als Faustregel sagen, dass Verträge mindestens während ihrer Laufzeit aufbewahrt werden müssen.

Zusätzlich müssen bestimmte Vertragsunterlagen länger aufbewahrt werden. Dazu zählen:

• Nachweise über den eigenen beruflichen Werdegang: Alte Arbeitsverträge dokumentieren Ihr Berufsleben. Daher sollten Sie bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden.
• Alte Mietverträge: Vermieter können auch nach Ende des Mietverhältnisses Ansprüche an Sie geltend machen. Bewahren Sie daher den Vertrag über ein beendetes Mietverhältnis mindestens drei Jahre lang auf. Wichtig sind darüber hinaus die Übergabeprotokolle.
• Kaufverträge über Wohneigentum: Falls Sie Eigentümer sind, sollten Sie alle Unterlagen, die Ihr Eigentum betreffen, sicher verwahren.

Vernichtung von nicht mehr benötigten Unterlagen

Auch wenn ein Vertrag oder ein anderes Schriftstück nicht mehr benötigt wird, enthält es mitunter vertrauliche Informationen. Um sicherzugehen, dass kein Unbefugter an diese Informationen gelangt, sollten nicht mehr benötigte Dokumente so entsorgt werden, dass der Datenschutz gewährleistet ist. Mit einer professionellen Aktenvernichtung gehen Sie sicher, dass die vertraulichen Daten nicht wiederhergestellt werden können. Wir bieten Ihnen den Service einer Aktenvernichtung in mehreren deutschen Städten an. Informieren Sie sich zu unseren Angeboten!